Mejora la productividad de tu equipo con la gestión del Work in Progress (WIP)

La gestión efectiva del Work in Progress (WIP), también conocido como trabajo en curso, es esencial para optimizar la productividad de los equipos. Es común creer que la productividad se trata de realizar más tareas en paralelo, sin embargo, el verdadero enfoque debe estar en la entrega efectiva y temprana de las actividades finalizadas. Limitar el WIP es la clave para mejorar el tiempo de entrega (lead time) y aumentar la eficiencia del equipo. En este artículo, exploraremos cómo el control del WIP puede impulsar la productividad de tu equipo, reducir el desperdicio y mejorar la entrega continua de valor.

Limita el WIP

El trabajo en progreso (WIP) es el número de tareas en las que un equipo está trabajando en un momento dado. Cuando un equipo tiene demasiado trabajo en progreso, es más probable que se distraiga y que cometa errores. También es más probable que se sienta abrumado y que pierda la motivación.

Hay una serie de razones por las que limitar el trabajo en progreso puede mejorar la productividad. En primer lugar, ayuda a que el equipo se concentre en una tarea a la vez. Esto evita que se distraiga y que cometa errores. En segundo lugar, ayuda a que el equipo se sienta menos abrumado. Cuando hay menos trabajo en curso, es más fácil ver el progreso y mantenerse motivado.

Limitar el trabajo en progreso también puede ayudar a mejorar la calidad del trabajo. Cuando un equipo tiene demasiado trabajo en progreso, es más probable que se apresure para terminar las tareas. Esto puede conducir a errores y a un trabajo de menor calidad.

El impacto del trabajo en paralelo

Trabajar en múltiples iniciativas en paralelo puede parecer eficiente, pero en realidad, conlleva una serie de desperdicios. Cambiar constantemente de una tarea a otra genera un cambio de contexto, lo que implica tiempo adicional para adaptarse a cada actividad. Como resultado, el tiempo real de trabajo en cada iniciativa tiende a ser más prolongado. Además, la entrega de valor percibido también se retrasa, ya que solo se experimenta al finalizar todas las iniciativas. Limitar el WIP, por otro lado, permite enfocarse en una actividad a la vez, reduciendo los cambios de contexto y acelerando la entrega de valor.

Imaginemos que un equipo se encuentra trabajando simultáneamente en 3 iniciativas (las denominaremos A, B y C), con un tiempo promedio de un mes para completar cada una de ellas. Si el equipo inicia las 3 iniciativas al mismo tiempo, en el mejor de los escenarios, habrá finalizado las 3 al cabo de un trimestre. Sin embargo, el valor percibido por este trabajo también se retrasará y solo se reflejará tres meses después de haber iniciado.

Por otro lado, si el equipo limita su trabajo en progreso a una sola iniciativa a la vez, aunque en tres meses habrían completado las mismas 3 iniciativas, el valor percibido sería distinto. Desde el primer mes, se disfrutaría del valor que produce la primera iniciativa, y así sucesivamente, permitiendo que el valor sea experimentado más tempranamente.

Es claro que al limitar el WIP, obtenemos más valor de manera más oportuna.

Si esto lo representamos visualmente tendríamos seguramente un gráfico comparativo similar al siguiente, donde el delta o la variable X, representa ese tiempo extra de desperdicio producto del cambio de contexto frecuente de una iniciativa a otra.

Trabajar en iniciativas en paralelo supone más tiempo de trabajo. Limitar el WIP no solo permite obtener más valor, sino que también optimiza la eficiencia y productividad del equipo al reducir los desperdicios asociados al trabajo en paralelo.

La Ley de Little y su aplicación en Scrum

La Ley de Little, matemáticamente demostrada por John Little, establece que el promedio del tiempo de ciclo en un sistema es igual al promedio del número de trabajos en el sistema dividido por el promedio del throughput.

Lead Time: Es el tiempo que transcurre desde que llega el pedido hasta que se termina. (tiempo de entrega del equipo).

WIP: El trabajo en progreso o Work in Progress, es el número de unidades de trabajo comenzadas pero que no han finalizado.

Throughput: El rendimiento o throughput, es el número de unidades de trabajo terminadas en un período de tiempo.

Si un equipo tiene 10 trabajos en curso y terminan 2 por día, el promedio del lead time será de 5 días.

Si un equipo tiene 100 trabajos en curso y terminan 2 por día, el promedio del lead time será de 50 días.

Con esto tenemos una tercera conclusión: tener menos trabajo en progreso mejora el tiempo de entrega promedio.

En Scrum, esto se traduce en que limitar el WIP y aumentar el throughput mejoran significativamente el lead time. Al comprometerse a menos iniciativas por Sprint y enfocarse en finalizarlas antes de iniciar nuevas, el equipo puede acelerar la entrega de valor y reducir los tiempos de espera.

El tamaño adecuado del WIP

Si bien limitar el WIP es esencial, no existe un enfoque único que se adapte a todos los equipos u organizaciones. Encontrar el tamaño adecuado del WIP requiere una observación constante y adaptación a las capacidades y necesidades del equipo. A medida que se reduce el trabajo en progreso, el lead time mejora, lo que aumenta la eficiencia y la capacidad de entrega continua de valor. No olvides que la productividad se trata de finalizar lo que se inicia, y el control del WIP te ayudará a lograrlo.

La productividad se trata de terminar lo que se empieza

La gestión del Work in Progress es fundamental para mejorar la productividad y la eficiencia del equipo. Limitar el WIP y enfocarse en finalizar actividades antes de iniciar nuevas iniciativas permite capturar valor temprano, acelerar la entrega y reducir desperdicios. La aplicación de la Ley de Little destaca cómo la reducción del WIP mejora el lead time y optimiza el flujo de trabajo. Encuentra el tamaño adecuado del WIP para tu equipo y disfruta de los beneficios de una entrega continua de valor y una mayor agilidad. Recuerda, la productividad se trata de terminar lo que se empieza. ¡Aumenta la eficiencia de tu equipo con el control del WIP!